Verità e luoghi comuni sul project management software

“Usare un software di project management? Impossibile, il nostro team viene interrotto continuamente!”

Oppure, “No, non riusciamo a pianificare.”

E come dimenticare il classico “Non possiamo usare un software, il nostro è un lavoro che non ha senso pianificare…”

Quando proponiamo alle aziende l’uso di strumenti di organizzazione del lavoro, queste sono tra le obiezioni che sentiamo più spesso

Perchè spesso le aziende non hanno tutte le informazioni necessarie su come funzionano i management software e, di conseguenza, quali vantaggi possono portare in termini di efficienza. 

Perché non possiamo rinunciare alla pianificazione

Partiamo da un assunto imprescindibile: la pianificazione è necessaria, a prescindere dalla scelta del software.

In mancanza di pianificazione, la modalità di lavoro si riduce a “scheggia impazzita”, senza la consistenza temporale essenziale per lavorare con efficienza.

L’analisi di questa problematica parte dalla considerazione che non tutte le attività svolte da un team di lavoro sono pianificabili in senso stretto. Possiamo quindi individuare due grandi tipologie di attività:

• Attività pianificabili: sono tutte le attività che possono - e devono - essere pianificate e inserite nel contesto di una sequenza organizzata, con obiettivi ben definiti.
• Attività impreviste: sono le attività che provengono tipicamente da un’entità esterna al gruppo di lavoro, come un cliente o un altro reparto aziendale. Questa entità effettua una richiesta che deve essere gestita dal team e portata avanti in modo più lineare e veloce possibile, o comunque tramite una sequenza cadenzata e condivisa con l’entità stessa.

Una volta che questa definizione viene accettata e messa in pratica (anche tramite il giusto project management software) organizzare le attività di un’azienda è più facile. 

Un management software adattivo per un team coeso

Nel 90% dei casi, le richieste dall’esterno possono essere standardizzate nel contesto di una pipeline operativa: diventa così possibile concentrarsi sulle attività da svolgere, non sulla sequenza - che si ripete sempre uguale. 

Questo si traduce in una notevole ottimizzazione dei tempi di lavoro e nella capacità di condividere informazioni con tutti i colleghi in tempo reale, garantendo quella che in informatica si definisce “alta affidabilità”: la possibilità di portare avanti le attività in piena efficienza anche se alcuni colleghi non sono al momento disponibili.

Una volta individuato e gestito questo 90% di attività secondo una pipeline definita, rimane un 10% di attività che non possono essere standardizzate ma devono comunque essere gestite in modo efficiente.

In questo scenario, la coesione e il know how del team rappresentano un valore aggiunto fondamentale, soprattutto qualora il team sia dotato di un project management software agile e adattivo, che faciliti la gestione di attività non standardizzabili. 

Pianificare quello che si può, adattarsi a tutto il resto 

Rinunciare alla pianificazione significa obbligare i team di lavoro a vivere alla giornata, con standard di efficienza bassissimi e notevole spreco di risorse.

Anche perché - e questo è fondamentale - la maggior parte delle attività di un’azienda è sempre pianificabile, non potrebbe essere altrimenti. E per mettere i team in condizione di lavorare in efficienza, tutte le attività che possono essere pianificate - in tempo più o meno lungo - devono essere pianificate. 

Dobbiamo quindi entrare nell’ordine di idee che una parte del tempo e delle persone coinvolte va dedicato alla gestione di queste attività. Il resto va invece dedicato alle attività chiamate dall’esterno, non pianificabili. 

Una volta che “abbracciamo” questa distinzione, permettiamo al nostro team di gestire attività di medio/lungo termine, tipicamente rivolte all’interno dell’azienda, continuando a supportare le richieste da fuori, che hanno una variabilità intrinseca, perché magari generata dal mercato stesso.

Abbiamo creato Nosco per rendere tutto questo più semplice

Nosco è una piattaforma modulare e scalabile progettata per facilitare questo approccio. 

In particolare, il modulo Contact Center di Nosco permette di lavorare a flusso e di ottimizzare le perdite di tempo intrinseche nella gestione di attività non strutturate.

Inoltre, le funzionalità di agile scheduling/workforce management aiutano a organizzare le attività sui progetti e a portarle avanti secondo una pianificazione temporale molto visuale: l’organizzazione del lavoro viene così costruita su criteri di adattabilità e viene connessa ai sistemi gestionali dell’azienda.