Team scheduling tool: perchè il calendario non basta

Cos’è il team scheduling tool?

Il team scheduling tool di un’azienda è lo strumento (quasi sempre digitale) che organizza e gestisce il tempo e il lavoro che i membri di un team dedicano ai vari progetti in cui sono coinvolti.

È uno strumento con funzionalità e caratteristiche specifiche che determinano il grado di efficienza di un gruppo di persone. Tuttavia, spesso viene confuso con il calendario condiviso.

In realtà, non è così: calendario e team scheduling tool sono strumenti solo apparentemente simili.In questo articolo spieghiamo perché.

Differenze tra calendari e strumenti di pianificazione

Che cos’è un calendario?
Nella sua accezione “digitale”, non è altro che la visualizzazione di una linea temporale di eventi: ognuno di questi ha una durata temporale fissa e limitata e viene visualizzato in maniera dinamica su finestre di dimensioni temporali variabili.

Ma attenzione: un calendario non è uno strumento di pianificazione, è solo una possibile modalità di visualizzazione.

Quando parliamo di team scheduling tool, dobbiamo cambiare punto di vista e pensare a uno strumento digitale che ci consente di organizzare il lavoro di un team di persone all’interno di intervalli temporali.

Parliamo quindi di uno strumento-matrice, che mette in relazione le persone tra di loro ma anche con altre entità, come progetti, linee guida, attività: il team scheduling tool organizza e gestisce questi elementi e li rende facilmente accessibili e visualizzabili tramite diverse tipologie di output. Il calendario è solo una di queste.

L’importanza di uno strumento dedicato

Se il calendario è un output utile, la concreta esecuzione della pianificazione deve invece essere gestita da uno strumento diverso, che consenta di valutare agilmente parametri come la saturazione delle persone e il loro carico di lavoro, e che fornisca la possibilità di muovere le attività fra persone diverse.

Non solo: un team scheduling tool efficiente deve rispondere a eventuali necessità di ripianificazione, in modo da potersi adattare ai cambiamenti del team di lavoro o dell’organizzazione dell’azienda.

Quindi la domanda è: come faccio a sapere se un certo strumento è più o meno adatto alle mie necessità?

Dipende tutto da quali informazioni lo strumento può gestire.

Se ciò che mi serve è una semplice pianificazione temporale, da condividere tra un numero relativamente basso di persone, allora sì, un calendario è lo strumento ideale.

Ma se la pianificazione coinvolge un numero maggiore di entità, di conseguenza aumentano anche anche i vincoli e la necessità di evidenza (es. svolgimento di un’attività, supervisione, etc.). In questo scenario, allora il calendario è solo l’output di tutto ciò che viene pianificato.

Questo output può essere più o meno destrutturato, gestito tramite colori o etichette, legato a determinate persone e con una durata ben determinata: tutte queste informazioni devono essere condivise con gli altri strumenti e integrate tra di loro, in modo da fornire un quadro il più possibile completo.

Nosco: pianificazione e calendarizzazione.

Un calendario e un team scheduling tool sono due strumenti diversi: è sbagliato metterli sullo stesso livello ed è sbagliato pensare al calendario come alla soluzione di tutti i problemi di pianificazione.

Lo vediamo bene con Nosco.

Nosco è una piattaforma scalabile per la gestione dei processi aziendali con un modulo dedicato alla pianificazione del team.

Volendo generalizzare al massimo, la piattaforma raccoglie, organizza e mette a disposizione le informazioni a tutti i suoi utenti. A seconda delle necessità, le informazioni vengono codificate in output diversi, tra cui il calendario condiviso: quest’ultimo è quindi uno dei possibili risultati di uno strumento di pianificazione, non lo strumento stesso.