Adatta in base al carico di lavoro.

Lavorare a flusso significa organizzare il lavoro non secondo una pianificazione rigida di lotti (batch) prefissati, ma lasciando che sia il contesto – le richieste che arrivano, le priorità che emergono e le risorse effettivamente disponibili – a determinare cosa si fa e quando. In questo approccio, il focus si sposta dal "quanto fare" al "fare esattamente ciò che serve, quando serve".

L’obiettivo del lavorare a flusso è proprio quello di far scorrere continuamente il lavoro, senza accumuli o blocchi non necessari. Questo significa che ogni richiesta viene presa in carico e gestita nel momento in cui esistono le condizioni per poterla portare avanti.

Ad esempio, se ricevi una richiesta completa di tutte le informazioni necessarie, e ci sono le risorse disponibili (persone, competenze, strumenti), puoi immediatamente aprire il ticket, eseguire le attività previste e chiudere il ciclo rispondendo al richiedente. In questo caso il flusso non si interrompe, procede senza attriti.

Al contrario, se manca qualcosa per poter procedere – come la disponibilità di un tecnico specifico, un'informazione essenziale, o un prerequisito non ancora completato – la richiesta si ferma esattamente nel punto in cui è bloccata. A quel punto, invece di forzare l’avanzamento o attendere passivamente, si passa a gestire un’altra attività che può invece avanzare.

Questa logica permette di:

• Evitare che il lavoro si accumuli in attesa, generando code e rallentamenti.
• Dare priorità a ciò che si può effettivamente concludere, massimizzando il valore generato nel tempo.
• Rendere il processo trasparente: è sempre chiaro dove ogni attività si trova, perché si sta muovendo o perché è ferma.

Il punto chiave è che il sistema non si blocca mai nel suo insieme, anche se una singola richiesta si ferma. Il lavoro non viene gestito “a pacchetti chiusi” secondo una sequenza rigida, ma secondo una logica di flusso che si adatta dinamicamente alla situazione reale. Si lavora su ciò che si può completare, si mettono in pausa solo le attività che non possono procedere, senza rallentare il resto.

In questo modo, il flusso rimane fluido, snello e sempre orientato a ridurre i tempi di attraversamento, a dare visibilità e a far emergere subito eventuali colli di bottiglia o problemi strutturali.

Il segreto è…

Il segreto è lavorare in team condividendo le informazioni e facendo molta attenzione a sbloccare ciò che non avanza. Il Work In Progress WIP deve essere costantemente monitorato da tutto il team in modo che sia un’eccezione. 

Attenzione a non confondere il fluire con l’essere veloci. Non stiamo parlando di completare le richieste in poco tempo ma di evitare si blocchino. Un’attività che prevede l'approvvigionamento a 4 settimane di un pezzo di ricambio non è un’attività bloccata ma è un’attività che richiede almeno 4 settimane per essere completata quindi avrà una scadenza superiore. Se voglio ottimizzare il tempo di attraversamento ne avrò la possibilità ma non è compito di chi sta facendo fluire quella richiesta, il suo compito è accorgersi tempestivamente e porre rimedio se le settimane dovessero essere più di 4.

Flussi aziendali e non di reparto. 

I flussi devono essere aziendali, le pipeline rappresentano l’ottimizzazione della parte che riguarda il singolo team. 

Flusso 

• È un concetto più generico;
• Indica il movimento dei dati, delle informazioni o delle attività da un punto A a un punto B, passando per eventuali stadi intermedi;
• Non implica necessariamente una sequenza di trasformazioni fisse o automatizzate;
• Può essere sincrono o asincrono, lineare o ramificato;
• Si usa in contesti sia tecnici che di processo (es.: flusso di lavoro, flusso di dati);
• Spesso coinvolge più reparti/team. 

Pipeline

• È un tipo particolare di flusso strutturato e sequenziale;
• Di solito è composta da una serie di step definiti, dove l'output di uno è l'input del successivo;
• È più facilmente automatizzabile;
• Il termine viene dalla metafora della "tubatura" (pipe) in cui i dati scorrono e vengono elaborati passo dopo passo;
• Una pipeline è di uno e di un solo team, gli altri team possono avere attività specifiche all’interno della pipeline.

Nell’immagine sottostante i vari blocchi rappresentano delle attività, attività in sequenza sono attività dello stesso team che possono essere incluse in una pipeline. Questa rappresenta un flusso di lavoro di 3 team (A,B e C) composto da 5 distinte pipeline.

Ti interessa avere qualche dettaglio in più sui flussi di lavoro? Anche tu ti trovi spesso bloccato e vorresti snellire le tue attività quotidiane?

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