Conference Call infinite? Non stai facendo Smart Working

Diciamolo chiaramente: le conference call infinite non hanno nulla a che fare con lo smart working.

Probabilmente sai di cosa parlo: sarà capitato anche a te di passare ore e ore NON produttive in Zoom o in Skype, in Teams, in conference call che non hanno portato a nulla di concreto.
Ti propongo un’analisi del problema - e forse una soluzione - usando l’approccio #Agile.

Siamo esseri umani: ciò che più ci spaventa è l’ignoto. E ci troviamo in un periodo storico di estrema incertezza, in una situazione per cui non siamo preparati: per questo cerchiamo il confronto (forse anche il conforto?) con le persone con cui lavoriamo, siano questi colleghi, fornitori o collaboratori.

La domanda è: a che punto la conference call smette di essere necessità organizzativa e diventa invece mera necessità di aggregazione? Dopo 15 minuti? Dopo 2 ore?

Le verità scomode sulle conference call

Se all’interno della nostra azienda abbiamo una posizione di responsabilità, dobbiamo tenere presente che:

• a conti fatti le conference call NON sono produttive, attendere la riconnessione dei partecipanti non genera fatturato...
• al contrario, per un’azienda le conference sono sempre costose, soprattutto quanto coinvolgono tante persone per un tempo prolungato.
• una meeting di questo tipo si traduce difficilmente in un output operativo chiaro e definitivo: più spesso questo viene rimandato a un incontro successivo o a un messaggio via email, senza definire nulla di concreto.
• spesso si inizia senza avere le informazioni di cui si ha bisogno: di conseguenza non si prendono decisioni, ma si formulano ipotesi basate su dati incompleti.

Per questo succede che anche le aziende più intraprendenti e proattive, quelle che non arrendono alla difficoltà della situazione, trasformino lo smart working in un’interminabile conference call. Tutto questo, a causa di una mancanza diffusa dell’abitudine/cultura nel lavoro remoto.

Invece, ci sono aziende che non hanno risentito di questo problema. Anzi, hanno reagito molto meglio di altre ai problemi legati al lockdown.
Come? Diventando Agili.

Il metodo Agile è una “forma mentis” applicata all’imprenditoria e al problem solving in genere, che predilige un approccio adattivo rispetto a quello predittivo e che si può riassumere così:

“RESPONDING TO CHANGE OVER FOLLOWING A PLAN”

Ovvero, non seguire un piano ma rispondere al cambiamento.
Attenzione: Agile non significa rinunciare alla pianificazione. Significa evitare di investire tempo in piani e programmi che non saranno rispettati.

Le conference call diventano Agile

Quindi: come si applica il metodo Agile alle conference call?

Per cominciare, puoi seguire alcuni accorgimenti.

• Prediligi il poco e il breve: la call deve includere poche persone (non più di 3 o 4) per brevi periodi (state in piedi, guai a chi si appoggia! E guai a chi è disteso...) e deve trattare pochi argomenti. I punti da discutere devono poter essere ricordati a memoria, senza il bisogno di una scaletta.
• Nel caso di call periodiche, queste devono essere molto focalizzate e produrre un output chiaro. Se l’output è chiaro, ed è necessario per il team, la durata del meeting diventa secondaria.
• Evita il context switching: organizza il meeting ad inizio-fine giornata o ad inizio-fine settimana, in modo da non interrompere il lavoro del team.
• Non perderti nei dettagli: nei meeting ci si confronta e si prendono decisioni, i dati devono quindi essere disponibili e la condivisione dei particolari può e deve avvenire successivamente purché si sia presa una decisione.
• Per il brainstormingnon seguire queste regole: definisci un budget temporale massimo e rispettalo. Il brainstorming si basa sulla creatività: a questa non si può richiedere efficienza, ma deve avere un minimo di efficacia, altrimenti è intrattenimento.
• I meeting hanno delle oggettive problematiche tecniche, quindi serve cultura: gestione del microfono, dei rumori di fondo, gestione della telecamera in caso di poca banda internet a disposizione, ecc… è fondamentale ed è semplice richiede solo disciplina.

Se decidi di adottare questo approccio, ricorda che queste non sono soluzioni, sono OBIETTIVI.Soprattutto, ricorda che l’approccio Agile, per funzionare, deve necessariamente essere declinato e calato nel contesto della tua azienda.

Ti sembra un percorso complesso?
Hai ragione, lo è.Lo so, perchè l’ho provato sulla mia pelle… D’altro canto, non ho mai sopportato le conference call perché non sono la vita reale altrimenti sarebbero come questo video!